Cara untuk lebih produktif dengan Teknik Pomodoro - management waktu

Pernahkah anda merasa pekerjaan yang anda kerjakan tidak kunjung selesai?

seakan akan waktu yang ada tidak mencukupi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu? sehingga sering kali kita merasa tenaga kita habis dalam keseharian kita?

bagi seorang pelajar, seakan akan sudah menghabiskan banyak waktu untuk belajar namun hanya menangkap sedikit pelajaran

atau bisa juga bagi seorang profesional yang sedang melakukan tugas tertentu, seakan akan tugas yang ada sering kali menghabiskan waktu dan tenaga dalam mengerjakannya?

hal ini sering kali membuat kita mengalami kecemasan atau perasaan bersalah karena tidak dapat menyelesaikan sebuah pekerjaan tertentu yang ditugaskan.

ada orang bijak yang mengatakan "TANPA PENGETAHUAN KERAJINANPUN TIDAK BAIK"

artinya usaha kita akan sia sia apabila kita tidak tahu teknik yang tepat dalam mengerjakan sesuatu.

Teknik Pomodoro adalah sebuah teknik managemen waktu yang diperkenalkan oleh Francesco Cirillo di akhir tahun 1980 an pada saat ia sedang menjalani pendidikan di bangku kuliah.

pada saat itu Francesco berada dalam kondisi yang tertekan dan kebingungan dikarenakan banyak tugas yang tidak terselesaikan dan banyaknya waktu yang telah berbuang percuma.

ia mendapati bahwa dalam kesehariannya banyak waktu terbuang dikarenakan begitu banyaknya hal hal yang mengganggunya dalam mengerjakan tugas. hal hal yang membuat dia tidak dapat fokus dan bekerja dengan baik.

Pomodoro dalam bahasa itali berarti tomat.

Francesco membuat sebuat strategi managemen waktu dengan dibantu oleh timer dapur berbentuk tomat yang kemudian disebut sebagai teknik pomodoro.

Tujuan dari teknik ini adalah untuk :

1. meningkatkan fokus dan mengurangi gangguan dalam mengerjakan sebuah pekerjaan

2. meningkatkan motivasi diri apabila dilakukan secara konsisten dan terus menerus

3. memperbaiki cara dalam mengerjakan sesuatu

4. membantu untuk mengestimasikan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tertentu

5. meningkatkan produktifitas kerja

Hal-hal yang perlu dipersiapkan untuk melakukan pomodoro teknik :

1. sebuah timer dapur 

timer dapur yang dipakai tidak perlu berbentuk tomat, bisa berbentuk apa saja yang tersedia dipasaran.

2. sebuah lembar kerja 

lembar kerja ini berisi, tugas tugas apa saja yang hendak dikerjakan, ada sebuah bagian yang mencatat pekerjaan yang tiba tiba muncul dan tidak terjadwal namun harus segera dilakukan.

3. Sebuah lembar kumpulan aktifitas.
lembar kerja ini akan digunakan untuk mencatat aktifitas yang nantinya akan dilakukan diluar sesi pomodoro yang ada.

4.Sebuah lembar pencatatan

Lembar pencatatan sebagai laporan mengenai set pomodoro yang kita lakukan untuk masing masing aktivitas sehingga kita bisa memprediksikan aktivitas selanjutnya

berikut adalah langkah-langkan untuk melakukan teknik pomodoro :

1. Tentukan daftar aktifitas yang hendak kita lakukan dan catat pada lembar kerja

1 sesi pomodoro biasanya terdiri dari 30 menit, dibagi menjadi 25 menit aktifitas dan 5 menit break. setelah 4 sesi pomodoro lakukan break yang agak lama sekitar 15-30 menit.

setiap kali kita selesai 1 sesi pomodoro kita taruh tanda silang di kotak disamping aktifitas yang kita kerjakan.

sebagai contoh : apabila kita melakukan aktifitas "membaca mengenai pomodoro" selama 2 sesi maka kita taruh dua tanda silang disebelah aktivitas yang kita lakukan dan apabila pekerjaan tersebut sudah selesai , kita bisa mencoret aktivitas yang bersangkutan

kuncinya adalah selama sesi pomodoro sedang berlangsung tidak boleh ada interupsi dari manapun, yang kita lakukan adalah fokus mengerjakan pekerjaan sesuai yang ada di task list.

apabila ada interupsi maka sesi tersebut dianggap batal.

Sebelum sesi pomodoro dimulai, ada baiknya kita menyingkirkan terlebih dahulu potensi-potensi interupsi yang ada seperti handphone, televisi dan lain lain.

apabila dalam mengerjakan tugas dalam sebuah sesi pomodoro ada gangguan seperti tiba-tiba kita teringat akan sesuatu yang harus kita kerjakan maka yang harus kita lakukan adalah :

1.1. apabila hal tersebut bisa dilakukan keesokan harinya atau sifatnya tidak urgent, maka kita bisa menulisnya di lembar kumpulan aktifitas, dengan mencatat kapan kita akan melakukan tugas tersebut. misalnya pada saat kita melakukan sesi pomodor tiba-tiba kita teringat untuk membuat rekap penjualan. Apabila tugas untuk membuat rekap penjualan bisa dilakukan di lain waktu, misalkan bisa dilakukan di tanggal 14 juni 2017 , maka kita bisa mencatatkan membuat rekap penjualan pada lembar kumpulan aktifitas disertai dengan tanggal kapan kita akan melakukan hal tersebut.

1.2. apabila hal tersebut adalah hal yang urgent dan harus segera dilakukan maka kita bisa mencatatnya pada lembar kerja dibagian hal penting yang tidak terschedule, kemudian setelah selesai 1 sesi pomodoro kita bisa menambah centang diatas tanda silang sebagai pengingat. sebagai contoh kita tiba-tiba teringat untuk memesan makanan dan harus dilakukan segera. maka yang kita lakukan adalah mencatat tugas memesan makanan pada bagian hal penting yang tidak terjadwal, kemudian kita menaruh tanda centang diatas tanda silang. setelah kita selesai melakukan 1 sesi pomodoro kita dapat melakukan hal tersebut.

setelah 25 menit berlangsung maka kita harus mengambil 5 menit break, break kita lakukan bisa dengan berjalan-jalan sejenak, beristirahat, minum kopi atau apapun yang tidak berhubungan dengan tugas yang sedang kita kerjakan.

setelah 4 sesi pomodoro kita dapat mengambil break yang lebih lama sekitar 15-30 menit.

dengan melakukan hal ini maka kita bisa meenjaga level energi kita agar tetap segar dengan pikiran tetap fokus pada pekerjaan yang sedang kita lakukan.

2. setelah kita selesai melakukan tugas-tugas yang telah kita tulis, kita bisa menyimpulkannya pada lembar pencatatan. Dilembar ini kita bisa menulis aktifitas yang kita kerjakan dan berapa pomodoro sesi yang diperlukan.

3. sebagai peningkatan, kita bisa mengestimasikan berapa pomodoro sesi yang dibutuhkan untuk pekerjaan sejenis. kita bisa menaruh tanda lingkaran sebagai tanda rencana berapa sesi pomodoro yang diperlukan. sebagai contoh untuk membaca mengenai pomodoro kita rencana membutuhkan 2 sesi pomodoro, maka kita bisa menaruh dua lingkaran disebelah aktifitas tersebut.

aktual pelakasaannya bisa kita letakan sebagai tanda silang didalam lingkaran yang bersangkutan.

aturan pada teknik pomodoro adalah sebagai  berikut :

1. setiap sesi pomodoro terdiri dari 25 menit aktifitas dan 5 menit break

2. setiap 4 sesi pomodoro lakukan 15-30 menit break

3. setiap sesi pomodoro tidak bisa dibagi bagi, artinya tidak ada setengah sesi pomodoro

4. apabila sesi pomodoro sudah dimulai, maka harus sampai selesai. apabila pekerjaan terinterupsi maka sesi tersebut dianggap batal. apabila pekerjaan telah selesai sebelum 1 sesi berakhir maka kita bisa melihat kembali atau review pekerjaan yang telah kita lakukan.

5. apabila ada sebuah tugas yang diestimasikan membutuhkan lebih dari 5 - 7 pomodoro, maka kita bisa membaginya menjadi tugas tugas yang lebih kecil

6. apabila ada sebuah tugas yang membutuhkan waktu kurang dari 1 sesi pomodoro maka kita dapat menambahkannya pada tugas yang lain

7. catatan mengenai berapa pomodoro sesi yang dibutuhkan dalam mengerjakan tugas tertentu haruslah dicatat dan direview untuk perbaikan di waktu yang akan datang.

8. lembar kerja bisa diisi dengan memakan program seperti excel atau program yang lain namun akan lebih mudah dan praktis bila kita melakukannya dengan kertas dan pensil

demikianlah sobat mengenai cara untuk meningkatkan produktifitas kita dengan menggunakan teknik pomodoro, semoga teknik ini dapat bermanfaat bagi kita terutama dalam melakukan management waktu.

terima kasih.

Bagaimana cara memiliki kebiasaan yang baik ?

Sering kali kita ingin memiliki sebuah kebiasaan yang baik, entah itu untuk kesehatan kita, untuk pergaulan kita, untuk pekerjaan kita.

namun pernahkan anda mengalami begitu sulitnya untuk membentuk sebuah kebiasaan yang baik? 

berikut ini adalah beberapa tips yang dapat diterapkan untuk mendapatkan sebuah kebiasaan yang baik.

1. Mulailah dengan permulaan yang kecil

Sering kali pada saat kita menghendaki untuk memiliki sebuah kebiasaan yang baik, kita tidak memulai dengan permulaan yang kecil.

sebagai contoh : kita ingin memiliki kebiasaan untuk berjalan pagi setiap hari. adalah lebih baik apabila kita memulai dengan pertama berjalan pagi selama 15-20 menit terlebih dahulu dari pada langsung kita lakukan dalam waktu 1 jam...permulaan yang kecil akan membuat kita tidak memerlukan banyak motivasi untuk melakukan kebiasaan rutinitas kita...

kekuatan motivasi sering kali bekerja seperti kekuatan otot yang lama kelamaan akan menjadi lelah.

2. Tingkatkan kebiasaan secara perlahan namun konsisten

Setelah kita memulai kebiasaan kecil, kita dapat meningkatkan kebiasaan kita secara perlahan namun konsisten. apabila kita berjalan pagi memulai dengan 15 menit, kita bisa meningkatkan beberapa menit dalam waktu beberapa hari. hal ini akan membuat motivasi kita semakin lama semakin bertambah. yang terpenting juga adalah menjaga konsistensi saat melakukan kebiasaan tersebut

3. bagilah kebiasaan tersebut menjadi lebih sederhana

yang dimaksud adalah pada saat kebiasaan kita mulai bertumbuh, akan lebih baik apabila kita bisa membaginya..sebagai contoh : kita ingin memiliki kebiasaan untuk membaca 1 jam perhari. akan lebih baik apabila kita melakukannnya menjadi 30 menit dipagi hari dan 30 menit di malam hari dari pada langsung kita lakukan 1 jam dalam suatu waktu

4. Selalu kembali pada track

dalam membangun sebuah kebiasaan, terkadang kita akan slip beberapa kali, entah karena suatu dan lain hal. Namun yang penting pada saat kita slip kita segera kembali ke track awal. hal hal apa yang menyebabkan kita tidak dapat melakukan kebiasaan yang ada dan apa yang harus kita lakukan untuk memperbaikinya

5. Sabar

kesabaran dan konsistensi adalah hal yang penting apabila kita hendak membangun sebuah kebiasaan yang baik. sabar untuk terus menerus melakukan kebiasaan yang baik dari hal yang sederhana, peningkatan yang perlahan secara konsisten. maka kebiasaan yang baik akan dapat segera tercipta dalam keseharian kita

semoga informasi ini dapat membantu untuk membentuk sebuah kebiasaan yang baik

terima kasih

7 cara dasar membangun jaringan customer yang berhasil

Kita entah sebagai seorang pengusaha atau seorang marketing tentunya ingin segera untuk mendapatkan banyak pelanggan dengan biaya yang serendah mungkin untuk memasarkan produk kita.

dibawah ini ada beberapa hal yang perlu diketahui untuk dapat membangun sebuat jaringan customer yang berhasil

1. Menawarkan produk atau pelayanan yang bisa kita buat secara konsisten

 

 yang dimaksud disini adalah kita harus jelas dengan produk yang kita tawarkan, apakah kita    menawarkan sebuah barang tertentu kepada customer dimana kita bisa secara konsisten melayani customer kita dengan barang tersebut.

2. Mengidentifikasikan pelanggan/customer potensial dari produk yang kita tawarkan

kita harus tahu jenis customer/pelanggan dari barang yang hendak kita tawarakan. Apakah barang yang ditawarkan ini memiliki customer ibu-ibu atau bapak-bapak. apakah dapat ditawarkan orang per orang atau ditawarkan ke perusahaan. apabila di tawarkan ke perusahaan , jenis perusahaan seperti apa yang cocok memakai produk kita, dll 

3. Membuat produk kita mudah untuk diakses

Produk kita haruslah mudah untuk diakses apabila customer membutuhkannya. bisa dengan jalan menaruh di website, atau bisa juga lewat kontak person yang mudah dihubungi. apabila customer kita adalah perusahaan, kunjungan ke perusahaan secara rutin adalah salah satu cara memudahkan customer untuk mengakses produk kita

4. Menemukan cara komunikasi yang paling cost efektif untuk kepada customer kita

hal ini bermacam-macam jenisnya. Ada yang bisa dengan media sosial, ada juga dengan kunjungan, atau bisa juga lewat email yang dirasa secara cost paling efektif

5. Berkomunikasi secara rutin dengan customer

hal ini penting untuk menjaga hubungan tetap berlanjut. kita bisa mengetahui permintaan customer, harapan customer akan produk kita dan pengembangan apa yang bisa kita lakukan untuk membuat customer lebih puas dengan produk kita

6. Memastikan kita memberikan produk yang baik sesuai dengan yang kita janjikan

entah itu spesifikasi produk, delivery time, kualitas bahan harus kita pastikan sesuai dengan apa yang kita janjian. Jangan pernah berjanji untuk suatu produk yang kita tidak dapat penuhi

7.Pengembangan

jaringan yang kita bangung harus terus kita evaluasi dan kembangkan, dapatkan masukan-masukan dari customer mengenai produk kita. pengembangan apa yang bisa kita lakukan, seperti cara kita berkomunikasi, produk yang kita bawakan ataupun pelayanan lain apa yang diharapkan oleh customer

nah kawan, itu tadi adalah 7 cara sederhana untuk membangun jaringan customer, semoga bermanfaat